Praktische zaken
Op deze pagina vindt u de praktische zaken en de voorwaarden van HOVO Utrecht.
U kunt zich op twee manieren aanmelden:
- Via ‘Ons aanbod’ op deze website. U klikt bij de desbetreffende cursus op ‘aanmelden’. U betaalt door middel van een digitale machtiging en u kunt uw aanmelding(en) altijd terugzien in uw account. Een aantal dagen voor de startdatum van de cursus wordt het bedrag van uw rekening afgeschreven. Mocht onverhoopt de cursus niet door kunnen gaan of u bent zelf verhinderd om de cursus te volgen, dan blokkeren wij direct de machtiging.
- U kunt ook aangeven dat u zelf het geld overmaakt, dit kan naar NL33 INGB 0000 10 55 44 ten name van HOVO Utrecht onder vermelding van de cursustiel en de cursuscode. U krijgt een bevestiging van inschrijving zodra het cursusgeld, inclusief 10,00 euro administratiekosten, bijgeschreven is op de rekening van HOVO.
In uw account is uw aanmelding terug te zien, u krijgt geen aparte bevestiging van HOVO toegestuurd. Ca een week voor aanvang van de cursus ontvangt u per e-mail de welkomstbrief, waarin onder andere de locatie en routebeschrijving zijn vermeld. Rond die tijd wordt ook het bedrag van uw rekening afgeschreven.
Let op: Als u heeft aangegeven het cursusgeld zelf te willen overmaken, dan is uw inschrijving pas definitief als we de betaling, inclusief 10,00 euro administratiekosten, hebben ontvangen. Zodra de betaling binnen is bij HOVO ontvangt u een betalingsbevestiging.
Met uw aanmelding en een geldig legitimatiebewijs kunt u tot een jaar na inschrijving gratis toegang krijgen tot ‘onze’ Universiteitsbibliotheken te Utrecht.
Inschrijving vindt plaats op volgorde van binnenkomst van aanmelding. Mocht er geen plaats meer zijn in de cursus van uw keuze, dan ontvangt u daarvan bericht. Wanneer een cursus vol is geven wij dit aan op de website. Als een cursus vanwege onvoldoende belangstelling niet kan doorgaan, krijgt u hiervan uiterlijk twee weken voor aanvang van de cursus bericht. Het betaalde cursusgeld (min 7,50 euro administratiekosten) teruggestort of uw afgegeven machtiging geblokkeerd.
Voor nadere inlichtingen kunt u een e-mail sturen, of bellen met het Bureau van HOVO Utrecht (030-2533197), op maandag tot en met donderdag van 9.00 tot 12.30 uur.
Wanneer u uw aanmelding voor een cursus annuleert, wordt er standaard € 15 administratiekosten in rekening gebracht. Annuleert u binnen een week voor aanvang, wordt de helft van het cursusgeld doorberekend. Na de start is het volledige cursusgeld verschuldigd.
Voor HOVO-reizen gelden andere annuleringstermijnen: zie hiervoor het aanmeldingsformulier voor studiereizen.
De cursusprijs is gebaseerd op de duur van de bijeenkomsten en het aantal daarvan per cursus. Bent u U-pashouder of wanneer in het huishouden waartoe u behoort het bruto inkomen niet hoger is dan 20.000 euro per jaar kunt u 25% korting aanvragen middels een formulier voor gereduceerd tarief per e-mail: hovo@uu.nl
Informatie over de U-pas kunt u vinden op de website van de Gemeente Utrecht.
Wanneer een cursusbijeenkomst door onvoorziene omstandigheden niet door kan gaan maken wij dit via e-mail bekend. We raden u daarom aan om op de ochtenden van uw cursusdagen uw e-mail te raadplegen. De betreffende bijeenkomst wordt op een later tijdstip ingehaald, veelal in de week na beëindiging van de cursus. Alleen wanneer bijeenkomsten niet op een later tijdstip gegeven kunnen worden zal restitutie plaats vinden.
De meeste cursussen geven wij overdag in de onderwijsgebouwen van de universiteiten en hogescholen. De vraag van het reguliere onderwijs naar zalen is overdag echter óók groot. De in HOVO Utrecht samenwerkende instellingen stellen de collegezalen daarom pas ter beschikking nadat het reguliere onderwijs is ingeroosterd. Omdat de cursusgidsen al in het voorjaar worden gedrukt kunnen de uiteindelijke locaties en tijdstippen afwijken van die in de gidsen. Zodra de locatie bekend is, wordt dit op de website bij de cursus vermeld. Ongeveer een week voor aanvang van de cursus ontvangt u een welkomstbrief van of namens de docent van de cursus, met daarin ook de exacte cursuslocatie.
Een beschrijving van de route naar de belangrijkste cursuslocaties vindt u achter in de studiegids en op de website, bij routebeschrijving.
U volgt lessen via uw eigen computer of laptop. Na aanmelding voor een cursus ontvangt u van HOVO Utrecht een deelnemerslink. Klik op deze link en u kunt de aanwijzingen volgen.
De docent start het college en vanaf dat moment bent u online aanwezig met de andere deelnemers. U heeft virtueel contact met elkaar: het is mogelijk elkaar te zien, met elkaar te praten en vragen te stellen via een chatfunctie of via geluid. De docent deelt daarbij de PowerPoint, het whiteboard en eventueel een video. De docent is in beeld.
Wij maken hierbij gebruik van het programma Zoom, vanwege de vele mogelijkheden voor interactief onderwijs en de gebruikersvriendelijkheid.
Live online met behulp van Zoom
Wanneer u zich aanmeldt voor een cursus of lezing live online ontvangt u een week voor aanvang de uitnodigingslink. Wanneer u voor de eerste keer gebruikmaakt van Zoom kunt u de instructies volgen om een Zoom-account aan te maken. Als u na installatie van Zoom weer op dezelfde link klikt, kunt u het college of de lezing volgen via uw webbrowser. Gebruik bij voorkeur Chrome of Firefox. Bij de instructies die u krijgt kunt u ‘sta toe’ aangeven om in de leeromgeving te komen; daarna vinkt u ‘join audio’ en ‘join video’ aan.
Voorafgaand aan het college neemt de docent een aantal belangrijke functies met u door die u kunt vinden in de balk onderaan uw scherm.
Stop video
De camera staat aan. Klik erop om de camera uit te schakelen.
Start video
De camera staat uit. Klik erop om de camera in te schakelen.
Mute
De microfoon staat aan. Klik erop om de microfoon uit te schakelen.
Unmute
De microfoon staat uit. Klik erop om de microfoon in te schakelen.
In het onderstaand filmpje wordt door De Corporatiestrateeg uitleg gegeven hoe het bijwonen van een online meeting in zijn werk gaat:
Meer uitgebreide informatie, handleidingen en video-instructies vindt u in het Zoom Help Center (Engelstalig. De link opent in een nieuw tabblad).
Klik hier voor het Zoom Help Center
Door de groei die Zoom recent doormaakte, kwam het bedrijf wat betreft privacy onder een vergrootglas te liggen. Hierbij kwamen meerdere kwetsbaarheden naar boven. Het bedrijf heeft hard gewerkt om de ‘lekken’ die er waren af te dichten. HOVO Utrecht houdt de beveiliging goed in de gaten en neemt de grootst mogelijke maatregelen om uw en onze privacy te waarborgen. De HOVO accounts worden telkens geüpdatet en de instellingen zijn zo veilig mogelijk ingesteld.
Voor overige praktische informatie klik hier.
Ervaart u problemen met de installatie van Zoom? Neem dan contact op met Bureau HOVO.
Wanneer docenten een reader gebruiken is de prijs daarvan in het algemeen niet bij de cursusprijs inbegrepen. U kunt de reader tijdens het eerste college kopen. Sommige docenten maken gebruik van één of meerdere boeken, die u in de regel zelf moet aanschaffen.
Meer informatie over het studiemateriaal vindt u bij de cursusbeschrijvingen in de gedrukte gids, op onze website, of later in de eerder genoemde welkomstbrief.
Bij veel HOVO-cursussen vervullen de Vrienden van HOVO Utrecht of andere cursisten belangeloos de functie van contactpersoon. Deze ‘cursuscontactpersonen’ zijn cursisten, die enerzijds docenten en coördinatoren van een aantal taken ontlasten en anderzijds spreekbuis voor de cursisten zijn. Taken van de cursuscontactpersoon kunnen zijn: het bieden van hulp bij het verspreiden van readers, het laten circuleren van een deelnemerslijst voor uw paraaf, en het informeren van cursisten die niet bij een bijeenkomst aanwezig kunnen zijn over eventuele wijzigingen in het programma. De cursuscontactpersoon wordt tevens uitgenodigd bij de evaluatiebijeenkomst van HOVO.
Wij hechten zeer aan de bewaking van de kwaliteit van onze cursussen. Wij vragen u daarom mee te werken aan de evaluatie, die na de laatste cursusbijeenkomst wordt gehouden.
U ontvangt per e-mail een digitaal enquêteformulier. In het formulier is ook ruimte voor het maken van bijzondere/individuele opmerkingen.
De uitkomsten van de evaluatie worden door de coördinatoren met de cursus contactpersonen en docenten besproken. De programmacommissies en het bestuur van HOVO Utrecht ontvangen de halfjaarlijkse samenvattingen van de evaluaties. Zo kunnen wij tijdig bijsturen indien dat nodig is.
HOVO Utrecht besteedt de uiterste zorg aan haar programma’s. Toch kan het voorkomen dat er kort voor – of zelfs tijdens – de excursies programmawijzigingen zijn. Wij vragen om uw begrip hiervoor.
Ook vraagt HOVO Utrecht de deelnemers aan excursies vooraf aan ons te melden wanneer er eventuele beperkingen in mobiliteit zijn (traplopen/afstanden).
Door deel te nemen aan de genoemde activiteiten verklaart de deelnemer om noch HOVO Utrecht, noch de organisatoren, noch de begeleiders aansprakelijk te stellen voor wijzigingen in het programma of voor ongevallen tijdens de excursies.
Voor de praktische organisatie van de studiereizen werken wij meestal samen met door ons geselecteerde reisorganisaties. Een aantal docenten geeft er echter de voorkeur aan om de organisatie in eigen hand te houden. Voor het waarborgen van de kwaliteit van de studiereizen en de veiligheid van de deelnemers heeft HOVO Utrecht een reis protocol ontwikkeld waaraan deze reizen moeten voldoen. De organisator verstrekt dit reis protocol aan de (potentiële) deelnemers na aanmelding voor een studiereis.
Deelnemers aan buitenlandse activiteiten van HOVO Utrecht zijn verplicht een annulerings- en reisverzekering af te sluiten.
0. Vooraf: onze intentie
We streven er uiteraard naar, om de cursisten/deelnemers van HOVO Utrecht met de cursussen en andere activiteiten optimaal van dienst te zijn.
Het kan desondanks voorkomen, dat een deelnemer/cursist ontevreden is over het onderwijs, faciliteiten of dienstverlening.
In dat geval kan de deelnemer/cursist het gesprek aangaan met één van de medewerkers, om de klacht te bespreken en op te lossen.
Is de deelnemer/cursist daarna nog ontevreden over het resultaat dan kan hij een klacht indienen.
1. Wat is een klacht?
Een klacht gaat over uitlatingen, gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van uitlatingen, gedragingen en het niet nemen van beslissingen door bestuur en/of medewerkers van HOVO Utrecht, waarmee de klager het oneens is.
2. De te volgen procedure
De procedure is als volgt:
1e stap:
De klacht wordt door de individuele deelnemer/cursist schriftelijk ingediend bij HOVO Utrecht.
2e stap:
Het HOVO team bespreekt de klacht in haar vergadering en beslist, of een ander persoon met de klager in gesprek gaat, dan wel de klachtencommissie wordt ingeschakeld.
3e stap:
In het geval dat de andere medewerker het gesprek aangaat en deze de klacht kan oplossen, eindigt hiermee de procedure. In het andere geval neemt de klachtencommissie het over.
De klachtencommissie bestaat uit 3 personen, afgevaardigden van de Programmacommissie UU, HU/HUA en van het Bestuur van VvH.
4e stap:
De klachtencommissie gaat het gesprek aan met de klager en probeert tot een oplossing te komen. Bij welslagen eindigt hiermee de procedure.
Lukt dat niet en volhardt de klager in zijn klacht dan wordt zijn klacht naar het bestuur gestuurd tezamen met een advies.
5e stap:
Het bestuur bespreekt de klacht en het advies en doet hierin een definitieve uitspraak. Klager wordt hierover schriftelijke geïnformeerd. Hiermee eindigt de procedure definitief.
3. Tijdige afhandeling
De afhandeling van de eerste 3 stappen dient binnen 5 werkdagen te gebeuren. De gehele afhandeling zal waar mogelijk binnen een maand geschieden.
