Generic selectors
Alleen precies overeenkomende resultaten
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages
courses

Praktische zaken

Op deze pagina vindt u de praktische zaken en de voorwaarden van HOVO Utrecht.

U kunt zich op twee manieren aanmelden:

  • Via ‘Ons aanbod’ op deze website. U klikt bij de desbetreffende cursus op ‘aanmelden’. U betaalt door middel van een digitale machtiging en u kunt uw aanmelding(en) altijd terugzien in uw account. Een aantal dagen voor de startdatum van de cursus wordt het bedrag van uw rekening afgeschreven.
  • U kunt ook aangeven dat u zelf het geld overmaakt, dit kan naar NL33 INGB 0000 10 55 44 ten name van HOVO Utrecht onder vermelding van de cursustiel en de cursuscode. U krijgt een bevestiging van inschrijving zodra het cursusgeld bijgeschreven is op de rekening van HOVO.

Een digitale machtiging heeft onze voorkeur. Mocht een cursus niet doorgaan of wanneer u verhinderd bent om de cursus te volgen, dan blokkeren wij direct de machtiging.

In uw account is uw aanmelding terug te zien, u krijgt geen aparte bevestiging van HOVO toegestuurd. Ca een week voor aanvang van de cursus ontvangt u  per e-mail de welkomstbrief, waarin onder andere de locatie en route­beschrijving zijn vermeld. Rond die tijd wordt ook het bedrag van uw rekening afgeschreven.

Let op: Als u heeft aangegeven het cursusgeld zelf te willen overmaken, dan is uw inschrijving pas definitief als we de betaling hebben ontvangen. Zodra de betaling binnen is bij HOVO ontvangt u een betalingsbevestiging.

Met uw aanmelding en een geldig legitimatie­bewijs kunt u tot een jaar na inschrijving gratis toegang krijgen tot ‘onze’ Universiteits­bibliotheken te Utrecht.

Inschrijving vindt plaats op volgorde van binnenkomst van de betalingen. Mocht er geen plaats meer zijn in de cursus van uw keuze, dan ontvangt u daarvan bericht. Wanneer een cursus vol is geven wij dit aan op de website. Als een cursus vanwege onvoldoende belangstelling niet kan doorgaan, krijgt u hiervan uiterlijk twee weken voor aanvang van de cursus bericht. Het betaalde cursusgeld wordt direct teruggestort of uw afgegeven machtiging geblokkeerd.

Voor nadere inlichtingen kunt u een e-mail sturen, of bellen met het Bureau van HOVO Utrecht (030-2533197), op maandag tot en met donderdag van 9.00 tot 12.30 uur.

Wanneer u uw aanmelding voor een cursus annuleert, wordt er standaard € 15 administratiekosten in rekening gebracht. Annuleert u binnen een week voor aanvang, wordt de helft van het cursusgeld doorberekend. Na de start is het volledige cursusgeld verschuldigd.

Voor HOVO-reizen gelden andere annulerings­termijnen: zie hiervoor het aanmeldings­formulier voor studie­reizen.

De cursusprijs is gebaseerd op de duur van de bijeenkomsten en het aantal daarvan per cursus.

Wanneer een cursusbijeenkomst door onvoorziene omstandigheden niet door kan gaan maken wij dit via e-mail bekend. We raden u daarom aan om op de ochtenden van uw cursusdagen uw e-mail te raadplegen. De betreffende bijeenkomst wordt op een later tijdstip ingehaald, veelal in de week na beëindiging van de cursus.

De meeste cursussen geven wij overdag in de onderwijsgebouwen van de universiteiten en hogescholen. De vraag van het reguliere onderwijs naar zalen is overdag echter óók groot. De in HOVO Utrecht samenwerkende instellingen stellen de collegezalen daarom pas ter beschikking nadat het reguliere onderwijs is ingeroosterd. Omdat de cursusgidsen al in het voorjaar worden gedrukt kunnen de uiteindelijke locaties en tijdstippen afwijken van die in de gidsen. Zodra de locatie bekend is, wordt dit op de website bij de cursus vermeld. Ongeveer een week voor aanvang van de cursus ontvangt u een welkomstbrief van of namens de docent van de cursus, met daarin ook de exacte cursuslocatie.

Een beschrijving van de route naar de belangrijkste cursuslocaties vindt u achter in de studiegids en op de website, bij routebeschrijving.

Wanneer docenten een reader gebruiken is de prijs daarvan in het algemeen niet bij de cursusprijs inbegrepen. U kunt de reader tijdens het eerste college kopen. Sommige docenten maken gebruik van één of meerdere boeken, die u in de regel zelf moet aanschaffen.

Meer informatie over het studiemateriaal vindt u bij de cursusbeschrijvingen in de gedrukte gids, op onze website, of later in de eerder genoemde welkomstbrief.

Bij veel HOVO-cursussen vervullen de Vrienden van HOVO Utrecht of andere cursisten belangeloos de functie van contactpersoon. Deze ‘cursuscontactpersonen’ zijn cursisten, die enerzijds docenten en coördinatoren van een aantal taken ontlasten en anderzijds spreekbuis voor de cursisten zijn. Taken van de cursuscontactpersoon kunnen zijn: het bieden van hulp bij het verspreiden van readers, het laten circuleren van een deelnemerslijst voor uw paraaf, en het informeren van cursisten die niet bij een bijeenkomst aanwezig kunnen zijn over eventuele wijzigingen in het programma.  De cursuscontactpersoon wordt tevens uitgenodigd bij de evaluatiebijeenkomst van HOVO.

Als dank krijgt de cursuscontactpersoon een gratis lezing bij de zomeracademie.

Wij hechten zeer aan de bewaking van de kwaliteit van onze cursussen. Wij vragen u daarom mee te werken aan de evaluatie, die na de laatste cursusbijeenkomst wordt gehouden.

U ontvangt per e-mail een digitaal enquêteformulier. In het formulier is ook ruimte voor het maken van bijzondere/individuele opmerkingen.

De uitkomsten van de evaluatie worden door de coördinatoren met de cursus contactpersonen en docenten besproken. De programmacommissies en het bestuur van HOVO Utrecht ontvangen de halfjaarlijkse samenvattingen van de evaluaties. Zo kunnen wij tijdig bijsturen indien dat nodig is.

HOVO Utrecht besteedt de uiterste zorg aan haar programma’s. Toch kan het voorkomen dat er kort voor – of zelfs tijdens – de excursies programmawijzigingen zijn. Wij vragen om uw begrip hiervoor.

Ook vraagt HOVO Utrecht de deelnemers aan excursies vooraf aan ons te melden wanneer er eventuele beperkingen in mobiliteit zijn (traplopen/afstanden).

Door deel te nemen aan de genoemde activiteiten verklaart de deelnemer om noch HOVO Utrecht, noch de organisatoren, noch de begeleiders aansprakelijk te stellen voor wijzigingen in het programma of voor on­gevallen tijdens de excursies.

Voor de praktische organisatie van de studiereizen werken wij meestal samen met door ons geselecteerde reisorganisaties. Een aantal docenten geeft er echter de voorkeur aan om de organisatie in eigen hand te houden. Voor het waarborgen van de kwaliteit van de studiereizen en de veiligheid van de deelnemers heeft HOVO Utrecht een reis protocol ontwikkeld waaraan deze reizen moeten voldoen. De organisator verstrekt dit reis protocol aan de (potentiële) deelnemers na aanmelding voor een studiereis.

Deelnemers aan buitenlandse activiteiten van HOVO Utrecht zijn verplicht een annulerings- en reisverzekering af te sluiten.

0. Vooraf: onze intentie

We streven er uiteraard naar, om de cursisten/deelnemers van HOVO Utrecht met de cursussen en andere activiteiten optimaal van dienst te zijn.

Het kan desondanks voorkomen, dat een deelnemer/cursist ontevreden is over het onderwijs, faciliteiten of dienstverlening.

In dat geval kan de deelnemer/cursist het gesprek aangaan met één van de medewerkers, om de klacht te bespreken en op te lossen.

Is de deelnemer/cursist daarna nog ontevreden over het resultaat dan kan hij een klacht indienen.

1. Wat is een klacht?

Een klacht gaat over uitlatingen, gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van uitlatingen, gedragingen en het niet nemen van beslissingen door bestuur en/of medewerkers van HOVO Utrecht, waarmee de klager het oneens is.

2. De te volgen procedure

De procedure is als volgt:

1e stap:
De klacht wordt door de individuele deelnemer/cursist schriftelijk ingediend bij HOVO Utrecht.

2e stap:
Het HOVO team bespreekt de klacht in haar vergadering en beslist, of een ander persoon met de klager in gesprek gaat, dan wel de klachtencommissie wordt ingeschakeld.

3e stap:
In het geval dat de andere medewerker het gesprek aangaat en deze de klacht kan oplossen, eindigt hiermee de procedure. In het andere geval neemt de klachtencommissie het over.
De klachtencommissie bestaat uit 3 personen, afgevaardigden van de Programmacommissie UU, HU/HUA en van het Bestuur van VvH.

4e stap:
De klachtencommissie gaat het gesprek aan met de klager en probeert tot een oplossing te komen. Bij welslagen eindigt hiermee de procedure.
Lukt dat niet en volhardt de klager in zijn klacht dan wordt zijn klacht naar het bestuur gestuurd tezamen met een advies.

5e stap:
Het bestuur bespreekt de klacht en het advies en doet hierin een definitieve uitspraak. Klager wordt hierover schriftelijke geïnformeerd. Hiermee eindigt de procedure definitief.

3. Tijdige afhandeling

De afhandeling van de eerste 3 stappen dient binnen 5 werkdagen te gebeuren. De gehele afhandeling zal waar mogelijk binnen een maand geschieden.