Praktische zaken

Op de website van HOVO Utrecht vindt u het volledige en actuele cursusaanbod. Aanmelden kan hier eenvoudig middels twee stappen:

1. Ga naar het cursusaanbod op onze website en kies een cursus van uw voorkeur uit. Op de pagina van de cursus vindt u rechts een knop waar u zich kunt aanmelden.
2. Voor het afrekenen van een cursus is een account bij HOVO Utrecht noodzakelijk. Meldt u zich voor de eerste keer aan voor een programma bij HOVO Utrecht? Maak dan eerst een nieuw account aan via Mijn HOVO. Vergeet u vervolgens niet aan te melden voor de cursus (zie stap 1). Heeft u al een account? Dan kunt u zich aanmelden via de knop “klik hier om in te loggen”.

U krijgt na uw aanmelding voor de cursus een bevestiging per mail toegestuurd. Tijdens het aanmelden heeft u de mogelijkheid te kiezen voor het afgeven van:

• een eenmalige automatische incasso
• of voor het overmaken van het cursusgeld. Let op: wanneer u het cursusgeld overmaakt bent u pas ingeschreven zodra het cursusgeld, inclusief 10,00 euro administratiekosten, is ontvangen bij HOVO Utrecht. Op uw account wordt de status van de betaling bijgehouden. U kunt het cursusgeld overmaken naar NL33 INGB 0000 1055 44 t.n.v. HOVO Utrecht, onder vermelding van het cursusnummer en uw naam.

Uiterlijk 5 dagen voor aanvang van de cursus ontvangt u per e-mail de welkomstbrief, met daarin meer praktische informatie over de cursus, cursuscontactpersoon, de locatie en routebeschrijving.

Het kan voorkomen dat u genoodzaakt bent om de inschrijving voor een cursus te annuleren. Het is mogelijk om een verzoek tot annuleren op verschillende manieren in te dienen. Onder andere via het klantenaccount op de website www.hovoutrecht.nl of middels een e-mail naar hovo@uu.nl. Aan annuleren zijn kosten verbonden. De kosten en voorwaarden voor annulering zijn:

• Standaard wordt bij annulering € 25,- administratiekosten in rekening gebracht.
• Annuleert u binnen twee weken en één dag voor aanvang de aanmelding voor een cursus, dan wordt 50% van de cursusprijs doorberekend.
• Annuleert u op de dag van of na de start van de cursus dan is het volledige cursusgeld (100%) verschuldigd.

Voor HOVO-reizen gelden andere (annulerings)voorwaarden: deze worden vermeld in het aanmeldformulier van de betreffende studiereis.

Wanneer een cursusbijeenkomst door onvoorziene omstandigheden niet door kan gaan maken wij dit via e-mail bekend. We raden u daarom aan om op de ochtenden van uw cursusdagen uw e-mail te raadplegen. De betreffende bijeenkomst wordt op een later tijdstip ingehaald, veelal in de week na beëindiging van de cursus. Alleen wanneer bijeenkomsten niet op een later tijdstip gegeven kunnen worden zal restitutie plaats vinden.

Wanneer docenten een reader gebruiken is de prijs daarvan in het algemeen niet bij de cursusprijs inbegrepen. U kunt de reader tijdens het eerste college kopen. Sommige docenten maken gebruik van één of meerdere boeken, die u in de regel zelf moet aanschaffen.

Meer informatie over het studiemateriaal vindt u bij de cursusbeschrijvingen in de gedrukte gids, op onze website of in de welkomstbrief.

Elk jaar leveren vrijwilligers een belangrijke bijdrage aan het reilen en zeilen van HOVO Utrecht. Dit doen zij onder andere in de rol van een cursuscontactpersoon. Deze ‘cursuscontactpersonen’ zijn cursisten, die enerzijds docenten en coördinatoren van een aantal taken ontlasten en anderzijds een spreekbuis zijn voor de cursisten én het bureau van HOVO Utrecht. De taken van een cursuscontactpersoon omvatten onder andere:

1. Het verlenen van eventuele assistentie bij het opstarten van de cursus. Denk aan de docent helpen bij het opstarten van de presentatie, het verspreiden van documenten en readers en de betaling daarvan aan de docent. Afhankelijk van de docent en de cursus komen er diverse vragen en zaken aan bod.
2. Het zorgdragen voor een prettige en schone leeromgeving. Denk aan het klaarzetten van een passende opstelling van het lokaal (in het geval van losse tafels en stoelen), het openen van de ramen en het na afloop netjes achter laten van de ruimte.
3. Het onderhouden van het contact met het bureau van HOVO Utrecht. Bijvoorbeeld wanneer de koffie/thee niet geleverd is, als er een calamiteit heeft plaatsgevonden of bij andere plotselinge vragen of opmerkingen.
4. Het leveren van een bijdrage aan de evaluatie van de cursus. Tijdens de cursus en via het evaluatieformulier horen wij graag hoe alles is verlopen. Tevens organiseert HOVO Utrecht na afloop van het cursusseizoen een evaluatiemoment met alle andere contactpersonen. Op deze manier zorgen we samen voor het hooghouden van de kwaliteit van het onderwijs.

Cursuscontactpersonen zijn voor HOVO Utrecht ontzettend waardevol, omdat wij hierdoor o.a. op de hoogte blijven van de voortgang van de cursus, de kwaliteit en eventuele problemen. Voor het leveren van deze diensten bieden we dan ook een korting van 10% op de cursusprijs.

Wilt u cursuscontactpersoon worden? Het is mogelijk om op uw profiel aan te geven dat u interesse heeft in de rol van cursuscontactpersoon of laat het weten door te mailen naar hovo@uu.nl.

Wij hechten zeer aan de bewaking van de kwaliteit van onze cursussen. Wij vragen u daarom mee te werken aan de evaluatie, die na de laatste cursusbijeenkomst wordt gehouden.

U ontvangt per e-mail een digitaal enquêteformulier. In het formulier is ook ruimte voor het maken van bijzondere/individuele opmerkingen.

De uitkomsten van de evaluatie worden door de coördinatoren met de cursus contactpersonen en docenten besproken. De programmacommissies en het bestuur van HOVO Utrecht ontvangen de halfjaarlijkse samenvattingen van de evaluaties. Zo kunnen wij tijdig bijsturen indien dat nodig is.

HOVO Utrecht besteedt de uiterste zorg aan haar programma’s. Toch kan het voorkomen dat er kort voor – of zelfs tijdens – de excursies programmawijzigingen zijn. Wij vragen om uw begrip hiervoor.

Ook vraagt HOVO Utrecht de deelnemers aan excursies vooraf aan ons te melden wanneer er eventuele beperkingen in mobiliteit zijn (traplopen/afstanden).

Door deel te nemen aan de genoemde activiteiten verklaart de deelnemer om noch HOVO Utrecht, noch de organisatoren, noch de begeleiders aansprakelijk te stellen voor wijzigingen in het programma of voor on­gevallen tijdens de excursies.

Voor de praktische organisatie van de studiereizen werken wij meestal samen met door ons geselecteerde reisorganisaties. Een aantal docenten geeft er echter de voorkeur aan om de organisatie in eigen hand te houden. Voor het waarborgen van de kwaliteit van de studiereizen en de veiligheid van de deelnemers heeft HOVO Utrecht een reis protocol ontwikkeld waaraan deze reizen moeten voldoen. De organisator verstrekt dit reis protocol aan de (potentiële) deelnemers na aanmelding voor een studiereis.

Deelnemers aan buitenlandse activiteiten van HOVO Utrecht zijn verplicht een annulerings- en reisverzekering af te sluiten.

0. Vooraf: onze intentie

We streven er uiteraard naar, om de cursisten/deelnemers van HOVO Utrecht met de cursussen en andere activiteiten optimaal van dienst te zijn.

Het kan desondanks voorkomen, dat een deelnemer/cursist ontevreden is over het onderwijs, faciliteiten of dienstverlening.

In dat geval kan de deelnemer/cursist het gesprek aangaan met één van de medewerkers, om de klacht te bespreken en op te lossen.

Is de deelnemer/cursist daarna nog ontevreden over het resultaat dan kan hij een klacht indienen.

1. Wat is een klacht?

Een klacht gaat over uitlatingen, gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van uitlatingen, gedragingen en het niet nemen van beslissingen door bestuur en/of medewerkers van HOVO Utrecht, waarmee de klager het oneens is.

2. De te volgen procedure

De procedure is als volgt:

1e stap:
De klacht wordt door de individuele deelnemer/cursist schriftelijk ingediend bij HOVO Utrecht.

2e stap:
Het HOVO team bespreekt de klacht in haar vergadering en beslist, of een ander persoon met de klager in gesprek gaat, dan wel de klachtencommissie wordt ingeschakeld.

3e stap:
In het geval dat de andere medewerker het gesprek aangaat en deze de klacht kan oplossen, eindigt hiermee de procedure. In het andere geval neemt de klachtencommissie het over.
De klachtencommissie bestaat uit 3 personen, afgevaardigden van de Programmacommissie UU, HU/HUA en van het Bestuur van VvH.

4e stap:
De klachtencommissie gaat het gesprek aan met de klager en probeert tot een oplossing te komen. Bij welslagen eindigt hiermee de procedure.
Lukt dat niet en volhardt de klager in zijn klacht dan wordt zijn klacht naar het bestuur gestuurd tezamen met een advies.

5e stap:
Het bestuur bespreekt de klacht en het advies en doet hierin een definitieve uitspraak. Klager wordt hierover schriftelijke geïnformeerd. Hiermee eindigt de procedure definitief.

3. Tijdige afhandeling

De afhandeling van de eerste 3 stappen dient binnen 5 werkdagen te gebeuren. De gehele afhandeling zal waar mogelijk binnen een maand geschieden.